El mantenimiento de sus expedientes financieros

Una parte importante de la administración de sus finanzas personales es mantener organizados sus expedientes financieros. Ya sea una factura de servicios para comprobar su residencia, o la tarjeta del Seguro Social para reportar el salario, puede haber ocasiones en las que necesite encontrar un expediente médico o un documento.

Si dedica tiempo a limpiar y organizar sus expedientes financieros, podrá encontrar lo que necesita, exactamente cuando lo necesita.

¿Qué debe guardar?

Uno de los primeros pasos para determinar los expedientes que debe guardar es preguntarse, “¿Por qué necesito guardar esto?”

Los documentos que debe guardar son probablemente aquellos que son difíciles de obtener, como:

• Declaraciones de impuestos
• Contratos legales
• Reclamaciones de seguro
• Comprobantes de identidad

Por otra parte, si tiene en otro lado documentos y expedientes que se pueden copiar fácilmente, como los de las transacciones bancarias y los estados de cuenta de tarjetas de crédito en línea, probablemente no necesite guardar copias impresas.

¿Y los documentos relacionados con los beneficios de Carpenters?

Como carpintero del norte de California, es importante que guarde los talonarios de sus cheques, que revise regularmente su historial de trabajo para asegurarse de que se hayan tomado en cuenta todas sus horas de trabajo en sus beneficios.  Adquiera el hábito de comparar los talonarios de sus cheques con su historial de trabajo, que puede encontrar en su portal de beneficios o en sus estados de cuenta trimestrales. Pueden ocurrir errores administrativos, y usted debe asegurarse de que se le pague exactamente su arduo trabajo. En la mayoría de los casos, tiene hasta un año para corregir un error.

¿Cuánto tiempo debe guardar sus expedientes?

Una buena regla es guardar los expedientes financieros y los documentos solo el tiempo que los necesite. Por ejemplo, es recomendable que guarde los recibos del ATM y de las tarjetas de crédito hasta que los reconcilie con su estado de cuenta bancaria y/o de sus tarjetas de crédito. Por otro lado, si un documento es de naturaleza legal y/o es difícil de reemplazar, es prudente que lo guarde por más tiempo, o hasta indefinidamente.

Algunos expedientes financieros tienen plazos más específicos. Por ejemplo, el IRS generalmente recomienda que los contribuyentes conserven sus declaraciones de impuestos federales y los documentos que los apoyan por un mínimo de tres años y hasta siete años después de la fecha en que los presenta. Ciertas circunstancias podrían justificar que guarde sus registros fiscales indefinidamente.

A continuación se presentan algunas recomendaciones sobre el tiempo que se deben guardar ciertos documentos:

Expedientes que debe guardar un año o menos:

• Estados de cuenta bancarios o de la cooperativa de crédito
• Estados de cuenta de las tarjetas de crédito
• Facturas de servicios
• Pólizas del seguro del auto y de la casa
• Talonarios de pago

Expedientes que debe guardar más de un año

• Declaraciones de impuestos y la documentación de apoyo
• Contratos hipotecarios
• Avalúos de la propiedad
• Estados de cuenta anuales de inversiones y de jubilación
• Recibos de las compras importantes y de mejoras al hogar

Expedientes que debe guardar de manera indefinida:

• Actas de nacimiento, certificados de defunción y actas de matrimonio
• Expedientes de adopción
• Documentos de ciudadanía y del alta militar
• Tarjeta de seguro social

Estas son pautas generales, y sus circunstancias personales podrían justificar que guarde los documentos por menos o por más tiempo.

Fuera lo viejo y paso a lo nuevo

Una manera fácil de prevenir que se acumulen documentos es recordar la frase "fuera lo viejo y paso a lo nuevo.” Por ejemplo, cuando reciba la póliza de seguro de su auto de este año, deseche la del año pasado. Es una buena práctica revisar los expedientes al menos una vez al año para mantener actualizado su sistema de archivado.

Finalmente, cuando esté listo para tirar ciertos expedientes y documentos, no los tire a la basura. Proteja su información confidencial invirtiendo en una trituradora de buena calidad para destruir sus documentos, especialmente los que contienen números de seguro social, números de cuenta y otra información personal.

¿Dónde debe guardar sus expedientes?

Cualquier sistema de archivado organizado puede funcionar para la mayoría de los documentos, pero los documentos importantes se deben guardar en un gabinete, caja fuerte o caja de seguridad resistente al fuego.

Para reducir el abarrotamiento podría considerar el almacenamiento electrónico de algunos de sus expedientes financieros. Guarde copias de sus documentos en línea o escanee sus documentos. Es recomendable que guarde copias de seguridad en un dispositivo de almacenamiento o en un disco duro portátil para cerciorarse de que los archivos de su computadora estén seguros.

También podría usar un servicio de almacenamiento en la nube que codifica toda la información que usted sube y la guarda remotamente. Para el almacenamiento en la nube, use a una compañía fiable que tenga buena reputación y que ofrezca el copiado de seguridad automático y asistencia técnica.

Recursos especiales para los carpinteros del norte de California

La Oficina Administrativa de Carpenter Funds está aquí para ayudarlo. Como carpintero del norte de California, usted tiene acceso a instrumentos y recursos de la web, como:

• El portal de beneficios de Carpenter Funds. Para sus beneficios de Carpenter Funds, en lugar de guardar sus estados de cuenta trimestrales, su portal de beneficios mantiene seguramente toda su información reciente sobre los beneficios, y la puede acceder en cualquier momento.
• Bóveda SmartMap. La Oficina Administrativa de Carpenter Funds se ha asociado con Pensionmark para ayudar a los carpinteros del norte de California a entender y administrar sus finanzas. A través del programa SmartMap, usted tiene acceso a un conjunto de recursos de bienestar financiero, incluida una “bóveda” virtual basada en la nube, en donde puede guardar de manera segura sus documentos financieros y sus contactos más importantes, y puede tener acceso a ellos 24/7. Para inscribirse, solamente visite https://smartmap.pensionmark.com/personal-financial-portal.

Considere crear un localizador de documentos personales

Otra opción para organizar sus expedientes financieros es crear un localizador de documentos personales, que es simplemente una lista de los lugares en los que ha guardado sus expedientes financieros. Esta lista puede ser útil siempre que trate de encontrar un documento específico, y puede ayudar a sus seres queridos a encontrar sus expedientes financieros en el caso de una emergencia. Típicamente un localizador de documentos personales incluye la siguiente información:

• Información personal
• Contactos personales (p. ej., abogado, preparador de impuestos, asesor)
• Cuentas en línea con nombre de usuario y contraseña.
• Lista de los lugares específicos donde se encuentran los documentos importantes (p. ej., el hogar, la oficina, la caja fuerte)

 

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